Wat begon als een praktische noodzaak tijdens de eerste coronagolf is inmiddels uitgegroeid tot een vaste pijler binnen de oogheelkunde van OLVG: de Virtual Retina Clinic. Patiënten hoeven minder vaak fysiek naar het ziekenhuis, terwijl artsen meer grip op hun werkdag ervaren.
In maart 2020 kwam alles tot stilstand. De coronacrisis legde een groot deel van de reguliere zorg plat, en ook binnen de oogheelkunde moesten spreekuren worden afgezegd. Maar de zorgbehoefte bleef. “We zeiden: dit is het moment om het roer om te gooien”, vertelt dr. Antonella Bijl-Witmer. “We wilden al langer af van de eindeloze stromen patiënten voor controles die soms niet per se live hoefden. Nu moesten we wel.”
De oplossing werd gevonden in het digitaliseren van het zorgproces, in eerste instantie voor patiënten met (een hoog risico op) netvliesaandoeningen. Door patiënten op een ander moment alleen de benodigde beeldvorming te laten doen, konden artsen later op afstand hun beoordeling maken. De uitslag volgde via een telefonisch gesprek of beveiligd e-mailbericht. De fysieke afspraak werd daarmee deels of zelfs helemaal overbodig.
De juiste inzet
De komst van een nieuwe generatie camera’s bleek een gamechanger. “De breedbeeldfunduscamera’s kunnen zonder druppelen scherpe beelden maken van het netvlies. Dat maakt het proces voor patiënten veel aangenamer en voor ons efficiënter”, legt Bijl-Witmer uit. De tijdswinst is aanzienlijk. Waar patiënten eerder uren kwijt waren aan een ziekenhuisbezoek, inclusief wachttijd en pupilverwijding, zijn ze nu vaak binnen een kwartier weer buiten. “En thuis krijgen ze rustig de uitleg. Dat wordt enorm gewaardeerd.”
Bijl-Witmer benadrukt dat techniek slechts een deel van het verhaal is. “Het draait om de juiste inzet van mensen en middelen. Zonder een goed ingespeeld team, geen virtuele poli.” Een opvallende verandering vond plaats bij de technisch oogheelkundig assistenten (TOA’s). Zij kregen een sleutelrol in het nieuwe proces. “Zij maken nu de beelden waarop wij onze beoordeling baseren. Dat vraagt om precisie en verantwoordelijkheidsgevoel. We hebben ze daar goed in begeleid, maar ze zijn ook echt gegroeid in hun rol.” De nieuwe werkwijze gaf TOA’s niet alleen een technischer takenpakket, maar ook meer autonomie en betrokkenheid. “Ze zien dat ze ertoe doen, dat hun werk cruciaal is voor de juiste diagnose. Dat motiveert enorm. Ze zijn trots dat ze dit kunnen.”
Minder belastend
Niet alleen de zorgverleners profiteren van de virtuele poli. Ook patiënten waarderen de nieuwe aanpak. De ervaring is korter, gerichter en minder belastend. “Vooral mensen die werken, jonge ouders of patiënten die moeite hebben met reizen zijn er blij mee”, vertelt Bijl-Witmer. “Ze hoeven niemand mee te nemen, worden niet gedruppeld en het hele bezoek duurt korter.”
Bovendien blijkt het digitaal communiceren in sommige gevallen inclusiever dan gedacht. “Bij mensen die niet goed Nederlands spreken, hoeven kinderen of familieleden alleen mee naar de beeldvorming. Daarna kunnen we de informatie in duidelijke taal per e-mail sturen. Dat geeft rust. Mensen kunnen het rustig nalezen, eventueel laten vertalen.”
Ook voor artsen zelf blijkt de virtuele poli verrijkend. Bijl-Witmer: “Ik plan nu zelf wanneer ik de beelden beoordeel. Soms werk ik vanuit huis, soms tussen operaties door. Het geeft rust. En omdat ik niet onder tijdsdruk direct een patiënt tegenover me heb, kan ik dingen soms beter overdenken of overleggen.” Dat vertaalt zich ook in de gesprekken met patiënten. “In een rustig telefoongesprek, zonder afleiding, kun je vaak beter uitleggen wat je ziet en waarom je iets aanraadt. Mensen stellen dan gerichtere vragen en luisteren aandachtiger.”
Digitale triage
Een andere belangrijke digitale verandering, op de cataractpoli, is de digitale triage na verwijzing. Patiënten krijgen via MijnOLVG een vragenlijst toegestuurd waarin ze onder meer aangeven hoeveel last ze van hun klacht hebben en of ze een operatie willen ondergaan. “De uitslag van die vragenlijst gaat door een voorspelmodel, een computer die de afgelopen 2 jaar getraind is om te voorspellen wie waarschijnlijk een staaroperatie nodig heeft”, legt Bijl-Witmer uit.
Afhankelijk van de uitkomst krijgt de patiënt toegang tot de agenda van de oogarts of die van de optometrist. “Als het model voorspelt dat de kans groot is op een operatie, kan de patiënt een afspraak bij de oogarts inplannen. Is de kans klein, dan gaat de agenda van de optometrist open.” Patiënten kunnen zelf een tijd kiezen binnen het beschikbare aanbod. “Iemand die alleen wil weten of hij staar heeft maar geen operatie wil, komt op die manier bij de optometrist terecht. Dat scheelt zorgkosten en houdt de oogarts beschikbaar. Dat is een groot voordeel gezien onze wachttijden.”
Geen wondermiddel
Toch is de virtuele poli geen wondermiddel. Niet iedere patiënt of aandoening leent zich voor deze aanpak. “Bij kinderen werkt het vaak minder goed. Ze kunnen moeilijk stilzitten, en communiceren is complexer. Ook bij aandoeningen van het hoornvlies of de oogleden hebben we echt een fysieke blik nodig.” Daarnaast blijkt telefonisch contact tijdrovender dan verwacht. “Als iemand niet opneemt, moet je terugbellen. Soms vier keer. Dat kost veel energie. We zijn daarom steeds vaker overgestapt op schriftelijke communicatie, via een beveiligd berichtensysteem. Dat werkt vaak beter, mits de patiënt digitaal vaardig is en toestemming heeft gegeven.”
Bredere toepassing
Inmiddels is de Virtual Retina Clinic stevig ingebed in het dagelijks werk van de afdeling. Voor de meeste patiënten met netvliesproblemen is het de standaardroute. Recent is het OLVG gestart met een pilot voor glaucoompatiënten. De vraag rijst of het model van de virtuele poli ook toepasbaar is op andere onderdelen van de zorg. Bijl-Witmer denkt van wel. “Met name de manier van denken – procesmatig, taakgericht, met inzet van techniek en teamrollen – kan ook elders werken. Denk aan afdelingen als dermatologie en orthopedie. En ook aan de voorkant is nog veel te winnen voor andere afdelingen. De digitale triage vooraf helpt ons enorm om de juiste zorg op de juiste plek te bieden.”
Haar advies voor ziekenhuizen die het voorbeeld van het OLVG willen volgen? “Durf te beginnen. Het hoeft niet perfect vanaf dag 1. Wij zijn gewoon gestart, met wat we hadden. Door te proberen, bij te sturen en te leren, zijn we gekomen waar we nu zijn.” En zou ze ooit nog terug willen naar de oude manier van werken? “Nee. Dit past bij hoe zorg anno nu zou moeten zijn: mensgericht, flexibel en slim georganiseerd. De virtuele poli is de toekomst.”