De zorgvraag groeit, waarbij opschalen door een structureel tekort aan capaciteit geen optie meer is. Hoe houden we het systeem dan draaiend? Dr. ir. A.G. (Gréanne) Leeftink, associate professor aan de Universiteit Twente, ziet ondanks de verontrustende signalen mogelijkheden om met de bestaande bezetting méér zorg te leveren, zonder extra (over)uren te maken.
Vanuit het Centre for Healthcare Operations Improvement & Research (CHOIR) zijn onder begeleiding van Leeftink in meer dan 75% van de Nederlandse ziekenhuizen projecten gedaan op het gebied van capaciteitsmanagement. Leeftink ziet daarbij dat er met name in de ziekenhuiszorg nog voldoende capaciteit is. “In alle projecten waar wij binnen ziekenhuizen aan werken, zien we de mogelijkheid van 10 tot 20% aan capaciteitsverbetering. Met dat percentage kunnen we de komende jaren echt aan de zorgvraag blijven voldoen.”
Capaciteitswinst
De promovendi en studenten van Leeftink werken in ziekenhuizen en zorginstellingen door heel Nederland. Variërend van academische centra tot perifere ziekenhuizen en Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT) – in totaal meer dan 60 organisaties. Leeftink moet toegeven dat op sommige plekken deze mate van capaciteitswinst niet voldoende is, zoals op plekken in de langdurige zorg. “Maar door goed capaciteitsmanagement zijn er in ziekenhuizen nog voldoende mogelijkheden om de zorg beter en strakker in te richten met de huidige bezetting.”
Slimmer werken
Die onbenutte capaciteit heeft te maken met de opschaling die plaatsvond in de afgelopen decennia, aldus Leeftink. “Lange tijd was het relatief eenvoudig om op te schalen, aangezien de beschikbare capaciteit toen nog toereikend was. Een belangrijk nadeel daarvan is dat ook inefficiënties zijn meegegroeid. Wanneer deze uit het zorgsysteem worden verwijderd, komt er ruimte voor optimalisatie. Het niet gaat om harder werken, maar om slimmer werken.”
Een van de manieren om dat te doen is ‘slim roosteren’. Ze verwijst naar het onderzoek van een van haar studenten dat recent veel media-aandacht kreeg.1 Nienke Hamster, student technische bedrijfskunde aan de Universiteit Twente, ontwikkelde voor de afdeling Cardiologie van de Gelre Ziekenhuizen een wiskundig planningsmodel. Met dit model kan een complex rooster voor een ziekenhuisafdeling binnen enkele seconden worden berekend, een taak die voorheen uren handmatig werk vergde.
“Het model richt zich op artsen en neemt hun beschikbaarheid, voorkeuren en wensen mee als invoer. Een slim algoritme rekent alle opties door, en zoekt naar de beste planning die altijd aan de harde voorwaarden voldoet (zoals verplichte inzet van artsen) en zoveel mogelijk rekening houdt met zachte voorwaarden, zoals het beperken van reistijd tussen locaties. Het onderzoek laat zien dat veel preferenties gehonoreerd kunnen worden in het model, iets wat handmatig vrijwel niet te doen is. Het resultaat: een veel betere planning in slechts 15 seconden.
Vooruitkijken
Bovendien toont het nieuwe rooster niet alleen wie wanneer moet werken, het is ook mogelijk om vooruit te kijken. Bijvoorbeeld of de afdeling over het hele jaar haar productiedoelen behaalt. Daarnaast kunnen verpleegkundigen, andere afdelingen en samenwerkende zorgorganisaties met dezelfde modellen werken en deze onderling aan elkaar koppelen. “Er is wel expertise nodig om de voorwaarden die op die specifieke afdeling gelden goed vast te leggen en het model hierop aan te passen”, zegt Hamster.
“Tijdens mijn afstuderen heb ik hier veel tijd aan besteed. Door deze voorwaarden vooraf helder vast te leggen, kunnen slimme algoritmes vervolgens een groot deel van het handwerk overnemen en de inefficiënties eruit halen.” Ook alternatieve scenario’s kunnen vooraf worden doorgerekend en voorgesteld. “Door middelen slim te gebruiken en werk voorspelbaarder te maken, daalt de werkdruk en stress bij medewerkers. Want onvoorspelbaar werk is echt belastend.”
Variabiliteit beperken
Een andere oplossing is zoveel mogelijk de variabiliteit uit het zorgsysteem halen, vertelt Leeftink. “Er is natuurlijke variabiliteit, zoals dagen waarop door het weer meer ongevallen plaatsvinden. Die zijn tot op zekere hoogte goed voorspelbaar en hebben invloed op de zorg. Daarnaast is er kunstmatige variabiliteit, denk aan fluctuaties in doorstroom tussen afdelingen. De ene dag worden er bijvoorbeeld meer patiënten opgenomen vanaf de OK dan de andere dag. Deze kunstmatige variabiliteit creëren wij zelf door onze roosters en planningen: een onhandige vakantieplanning of slecht afgestemde poli- en OK-schema’s leiden tot onnodige wachttijden, pieken en dalen in werkdruk, en onnodig overwerken. Die variabiliteit moeten we daarom waar mogelijk al aan de voorkant wegnemen, zodat meer stabiliteit ontstaat in het hele zorgproces.”
Remote monitoring
In dit verband noemt Leeftink ook remote monitoring. Aan de ene kant efficiënt en patiëntvriendelijk, maar aan de andere kant verhoogt deze meer vraaggestuurde zorg vaak de variabiliteit. “Laat je patiënten zelf meten, en daarmee ook zelf kiezen wanneer ze meten, dan wordt de planning minder efficiënt. Je moet altijd ruimte vrijhouden voor patiënten die naar aanleiding van deze metingen snel een plek op de poli moeten krijgen. Je wint dus capaciteit door de reductie in consulten, met name in ‘geruststellingsconsulten’, maar verliest ook efficiency doordat patiënten minder stabiel aankomen en doordat de gereserveerde plekken niet altijd ingevuld worden.”
Toch is Leeftink wel enthousiast over deze interventies: “De zorg kan er persoonlijker en mogelijk beter van worden, en capaciteit wordt alleen ingezet daar waar echt nodig. Het is alleen heel belangrijk om je ervan bewust te zijn dat 15% minder consulten door remote monitoring vaak géén 15% capaciteit vrijspeelt.”
T-shaped professional
Leeftink ziet meer mogelijkheden voor goed capaciteitsmanagement. Zo noemt ze een variant op de zogenaamde ‘T-shaped professional’; een zorgprofessional met een brede basis binnen het werkveld. Bijvoorbeeld een professional binnen de Interne Geneeskunde met specialistische kennis op een bepaald gebied, zoals nefrologie of diabetes. “Het voordeel van een T-shaped professional is dat deze ook patiënten met meer algemene vragen binnen het vakgebied kan behandelen om variabiliteit in de zorg op te vangen.”
“Door flexibel werken is het mogelijk om in drukke perioden minder generieke patiënten te behandelen en in rustigere perioden meer, om zo als afdeling schommelingen in wachtlijsten beter op te vangen”, legt Leeftink uit. Stan van der Wel, ook een van haar studenten, deed onderzoek in het Isala ziekenhuis op de afdeling Interne Geneeskunde. Hij vond dat een geoptimaliseerde planning zorgt voor een veel eerlijkere verdeling van werk en patiënten. Internisten maken minder overuren, besteden evenwichtiger tijd aan algemene patiënten en patiënten worden daarnaast vrijwel altijd sneller en bij de juiste specialisatie ingepland.2
Meer samenwerking
Volgens Leeftink zijn er al veel goede initiatieven op het gebied van capaciteitsmanagement en hebben de meeste ziekenhuizen inmiddels een speciaal team hiervoor. Toch blijft het vaak te veel een taak van dat ene team, ziet zij, terwijl het juist organisatiebreed gedragen zou moeten worden. “Medisch specialisten moeten hierin het voortouw nemen. Dit vraagt om samenwerking, de bereidheid om over de eigen discipline heen te kijken en de nodige opleiding. Het hoeft niet meer tijd te kosten, maar zal juist ontzorgen door minder piekdrukte en beter behapbaar werk voor het hele team.”
Die samenwerking is ook veelbelovend tussen de eerste en tweede lijn. “Door samenwerking en de beschikbaarheid van de juiste patiëntgegevens is het eenvoudiger om kritisch te bepalen waar patiënten het beste thuishoren en kunnen er meer patiënten in de juiste zorglijn worden behandeld.” Meer zorg leveren met de bestaande capaciteit is dus mogelijk, concludeert Leeftink. “Door inefficiënties uit het systeem te halen, variabiliteit te verminderen, slimmer te plannen, vooruit te kijken en een klein beetje flexibiliteit te introduceren, kan de werkdruk omlaag en de zorgcapaciteit omhoog.”
Referenties:
- Hamster NM. The Rhythm of the Roster: An Optimization Model for Rostering Cardiology Specialists. 2025
- Van der Wel S. Determining the balance between general and specialist care of Internal Medicine practitioners based on patient demand. 2023 https://purl.utwente.nl/essays/97735